Hatékony iratrendezés az irodában és otthon

Hatékony iratrendezés az irodában és otthon

Annak ellenére, hogy a 21. századdal egyértelműen a digitális technika került előtérbe, aminek eredményeként nagyon sok mindent online intézünk, mégis számtalan iratunk, hivatalos dokumentumunk, számlánk van papíralapon is. Igaz ez a munkahelyünkre, és a magánéletünkre egyaránt. Éppen ezért a hatékony és átlátható iratrendezés elengedhetetlen az irodában és otthon is. Az Irodaplus webáruházunkban egy helyen megtalálsz mindent, ami ehhez szükséges, mai írásunkkal pedig olyan hatékony tippeket szeretnénk bemutatni, amelyeknek köszönhetően gyerekjáték lesz az iratrendezés.

Miért van szükség az iratok tárolására?

Az az adott irat típusától függ, ezért először nézzük át, hogy egyáltalán milyen dokumentumok fordulhatnak elő. A mindennapi munkavégzés során találkozhatsz számlákkal, pénztári bizonylatokkal, szállítólevelekkel, szerződésekkel, munkaügyi papírokkal, és egyéb olyan speciális iratokkal, amelyek a céged tevékenységéhez kapcsolódnak.

A magánéletben ugyancsak őrzöl munkával kapcsolatos iratokat, de emellett személyes iratokat, a lakással és az autóddal kapcsolatos dokumentumokat, és egyéb papírokat is, mint például számlák, jótállási jegyek, használati utasítások.

A céges papírok megőrzési idejét törvény írja elő, így például az adózással kapcsolatos számlákat, szerződéseket és adóbevallásokat 5, a beszámolókat 10 évig kell megőrizni. A munkaügyi iratokra viszonylag speciális előírás vonatkozik, ugyanis a szabály az, hogy ezeket az adott munkavállaló öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig köteles tárolni a munkáltató.

Hogyan kell ezeket tárolni?

A válasz egyszerű: úgy, hogy könnyen átlátható, kereshető és ellenőrizhető legyen. Éppen ezért az iratrendezés ugyanúgy egy cég mindennapjainak a része, mint például a számlák kiállítása. Arról nem is beszélve, hogy a rendezett iratok között lényegesen egyszerűbb keresni is, így nem kell amiatt bosszankodnod, hogy mennyi időt pazarolsz arra, míg végre megtalálsz egy-egy szükséges iratot.

Szerencsére ma már az iratrendezésre számos olyan eszköz áll rendelkezésünkre, amelyekkel könnyedén megoldható a többéves tárolás is. Kínálatunkban széles választékban találhatók iratrendezők, különböző mappák, irattálcák, valamint genotherm, és archiváló doboz is. Nálunk valóban egy helyen megtalálsz mindent, legyen szó irodaszerről, iratrendezésről vagy irodatechnikáról.

Mi a helyzet az otthoni iratokkal?

Az otthoni iratok tárolására ugyan nincs törvény, de nem nehéz belátni, hogy ezektől sem szabadulhatsz meg válogatás nélkül. Az anyakönyvi kivonatodra, az érettségi bizonyítványodra, a diplomádra, vagy a lakásod adásvételi szerződésére például bármikor szükséged lehet, emiatt azokat őrizned kell, amíg élsz. De ott vannak a közüzemi számlák, a bérpapírok, illetve a garancia jegyek is.

Az otthoni iratokat érdemes először aszerint csoportosítani, hogy meddig javasolt megtartani. Hosszútávon szükséges megőrizni a személyes iratokat, így például a már említett anyakönyvi kivonatot, és végzettségeket igazoló bizonyítványokat, diplomákat, de a házassági anyakönyvi kivonatot és az orvosi papírokat, valamint a munkaszerződéseket is. A többi iratot nem szükséges élethosszig őrizgetni, elegendő addig tárolni, amíg szükség van rájuk. Így például a jótállási jegyet addig, amíg a garancia tart, a közüzemi számlákat pedig általában egy év után ki lehet dobni.

Fontos, hogy az iratoknak legyen helye a lakásban. Sokszor elkövetjük ugyanis azt a hibát, hogy a lakás különböző pontjain gyűjtögetjük ezeket a dokumentumokat, így nem csoda, ha egy idő után átláthatatlanná válik. Viszont, ha rendszert viszel az egészbe, és egy helyen tárolod a fontos papírokat, mindig fogod tudni, hogy hol keresd.

Érdemes színkódokkal jelölni az egyes típusokat (pl.: személyes iratok, munkával kapcsolatos dokumentumok, közüzemi számlák, jótállási jegyek, stb.). Ezt megkönnyítendő webáruházunkban is különféle színekben találod meg az iratrendezőket. Ne felejtsd ezeket felcímkézni, hogy tudd, melyikben mit tartasz.

Meddig kell megőrizni a számlákat?

Általában ajánlott legalább 5 évig megőrizni a számlákat, de vannak kivételek is attól függően, hogy milyen jellegű számlákról van szó. Például adózás vagy számvitel szempontjából fontos számlákat hosszabb ideig is meg kell őrizni, akár 8-10 éven keresztül is. Érdemes az adott ország jogszabályait is áttekinteni, mert lehetnek eltérések az előírásokban.

Meddig kell megőrizni a bérpapírt?

A bérpapírt általában ajánlott legalább 5 évig megőrizni, de a pontos időtartam függ az adott ország jogszabályaitól és az adóhatóság előírásaitól. A munkáltatóknak azonban gyakran javasolják, hogy a bérpapírokat hosszabb ideig, akár 10 évig is megőrizzék, hogy az esetleges adóellenőrzések során bizonyíthassák a bérkifizetések helyességét. Fontos azonban, hogy az adatvédelmi előírásokat is tartsuk szem előtt, és megfelelően biztonságos módon őrizzük meg a bérpapírokat.

Céges iratok megörzésének ideje

Az adott ország jogszabályai és az adott iparág előírásai határozzák meg, hogy az egyes céges iratokat mennyi ideig kell megőrizni. A megőrzési időtartam általában a dokumentumok fontosságától függ. Fontos dokumentumokat, mint például számlákat, általában legalább 5 évig kell megőrizni. A számviteli törvény például Magyarországon előírja, hogy a vállalkozásoknak legalább 8 évig kell megőrizniük a könyvelési anyagokat.

Az adóbevallásokat szintén legalább 5 évig kell megőrizni. A munkáltatóknak pedig a bérpapírokat és a munkaszerződéseket is legalább 5 évig ajánlott megőrizni, de gyakran javasolják, hogy ezt hosszabb ideig tegyék meg, akár 10 évig is, hogy az esetleges adóellenőrzések során bizonyíthassák a bérkifizetések helyességét.

Fontos, hogy bizonyos dokumentumokat hosszabb ideig kell megőrizni, mint az általános 5 év. Ilyenek például a jogi dokumentumok, amelyeket akár 10-20 évig is meg kell őrizni, vagy a szellemi tulajdonhoz kapcsolódó iratok, amelyeket akár évtizedekig is meg kell őrizni.

És a végén még egy jó tanács: ne halogass. Amint bekerül a háztartásodba egy újabb hivatalos irat, fűzd le egyből. Hidd el, csak egyszer kell kialakítanod a rendszert, utána az már szinte önállóan működik.