Meddig és hogyan kell tárolni az iratokat?

A január a cégek, vállalkozások életében elhozza az előző üzleti év lezárását is. Ilyenkor szükséges a tavalyi számlák, szerződések, jelenléti ívek, és minden egyéb irat szelektálása. Sokat azonban közülük hosszú éveken át meg kell őrizni, ezért ilyenkor érdemes megejteni azok archiválását is. De, hogy pontos miért és hogyan kell ezeket a dokumentumokat megőrizni, az Irodaplus mai írásából kiderül.

Miért kell megőrizni a dokumentumokat?

Az adózás rendjéről szóló törvény előírja, hogy bizonyos céges papírok esetében iratmegőrzési kötelezettsége van a vállalkozásoknak. Ennek több oka is van. A bizonylatok esetében például azért kell éveken át megtartani őket, mert az adó megállapításához való jog csak évek múltán évül el, addig pedig bármikor szükség lehet az adott számlára.

Nem nehéz belátni, hogy a munkaügyi papírokra miért lehet szükség akár 10-20 év múlva is. A nyugdíj megállapításához ma már a szolgálati idő teljes egészét figyelembe veszik, így nyugdíjba vonuláskor szükség lehet minden munkahelyi igazolásunkra. Alapvetően a munkavállaló érdeke, hogy ezeket megőrizze, ugyanakkor a törvény a munkáltató számára is előírja ezen dokumentumok megtartását.

Ezen kívül vannak olyan iratok is, amelyeket saját érdekünkben kell megőriznünk. Ilyenek például a szerződések, vagy a garanciajegyek, melyekre szintén szükségünk lehet akár évek múlva is.

Mennyi ideig kell megtartani az egyes iratokat?

A törvény nemcsak azt szabályozza, hogy mit, hanem azt is, hogy mennyi ideig kell őrizni. Fontos, hogy ezeket a szabályokat ismerjük, ugyanis van olyan irat, amit 5 évig kell tárolni, de van olyan is, amelyet 8, sőt, olyan is, amit akár évtizedekig. Tekintettel arra, hogy az iratmegőrzési kötelezettség megszegését büntetik, tudnunk kell, hogy hány évig is kell eltennünk az egyes dokumentumokat.

Nézzük meg először azt, hogy a számviteli bizonylatokat meddig kell őrizgetnünk. A számlákat 8, ugyanakkor az éves beszámolókat és a hozzájuk tartozó főkönyvi kivonatokat már 10 évig kell olvasható formában megtartanunk. Ezzel szemben a munkáltatói iratokat még tovább el kell raknunk, hiszen a törvény úgy fogalmaz, hogy ezeket az öregségi nyugdíjkorhatár elérését követő 5 évig meg kell őrizni. Ez akár több évtized is lehet.

Hogyan kell tárolni a céges papírokat?

A legfontosabb, hogy olvasható formában kell megőriznünk minden szükséges dokumentumot. Éppen ezért érdemes olyan módon elraknunk, hogy ne sérüljenek. Erre kiválóan alkalmasak az úgynevezett archiváló dobozok, melyeket nagy választékban megtalálhatsz az Irodaplus webáruházában is IDE kattintva.

A törvény ezen felül azt is szabályozza, hogy hol tárolhatjuk a dokumentumokat. Elsődleges helyszín a cég székhelye, azonban arra is van lehetőség, hogy ettől eltérjünk. Ebben az esetben azonban a tárolás helyszínét be kell jelentenünk a NAV-nak. Fontos, hogy őrzésre olyan helyszínt válasszunk, ahonnan szükség esetén legfeljebb 3 napon belül be tudjuk mutatni a kért bizonylatokat, iratokat.